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Office Manager/in

01 August 2018

Das Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n Office Manager/in.

Alle Fäden zusammenzuhalten, Überblick über Büroabläufe zu haben und die Verantwortung dafür zu übernehmen, gehört zu Ihren liebsten täglichen Herausforderungen? Viele verschiedene Menschen zu koordinieren und vielfältig Aufgaben sorgfältig und zuverlässig abzuschließen, erfüllt Sie?

Dann sollten Sie über eine Bewerbung nachdenken, um die Organisation unseres Forschungsinstituts zu unterstützen und das HIIG-Team zu stärken.

In der ausgeschriebenen Position (100%, zunächst bis 31.12.2019 mit Option auf Verlängerung) werden Sie Teil unseres Managementteams des HIIG, das dazu beiträgt, die transformative Wirkung des Internets anschaulich zu gestalten. Die Arbeitszeiten setzen eine Verfügbarkeit von Montag bis Freitag voraus, Arbeitsort ist Berlin.

Die folgenden Aufgaben erwarten Sie bei uns:

  • Sie sind der erste Eindruck, den Gäste von unserem Institut erhalten!
  • Sie sind die Schalt- und Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den Forschungsteams und der Finanzbuchhaltung, Personalmanagerin sowie der Hausverwaltung. Dabei steuern sie eigenständig die Abläufe im Büro, von der diplomatischen Terminkoordination mit Partnern auf allen Ebenen, der sorgfältigen Vorbereitung der Termine und internen Veranstaltungen, über die Raumbuchung, bis hin zum Gebäudemanagement.
  • Sie haben Freude an Reiseplanung, -buchungen und Abrechnungen insbesondere unserer Direktoren und hochrangiger Gäste.
  • In enger Abstimmung mit unserer Buchhalterin übernehmen Sie die vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnung, unterstützen bei Personalprozessen, Inventarisierungen und bei der jährlichen Wirtschaftsprüfung.
  • Sie kümmern sich eigenständig um das Bestellwesen des HIIG, von Kaffee über Bücher bis hin zu Dienstleistern und sehen mit umsichtigem Blick, wo Dinge fehlen werden oder wie Ausgaben eingespart werden können und Synergien mit Partnern geschaffen werden können.

Wir suchen nach folgendem Profil:

  • Ausgewiesene Berufserfahrung im Office Management/ Assistenz der Geschäftsleitung, oder einem vergleichbaren Berufsfeld im Bereich Veranstaltungen oder Hotellerie,
  • ausgeprägtes Organisationstalent mit einem vorausschauenden Blick für Termine sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein Gespür für zielorientierte Diplomatie,
  • ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Neugier, Engagement sowie sozialer Kompetenzen,
  • Spaß an der Koordination und Abwicklung vielfältiger Aufgaben, Zusammenarbeit mit internationalen Forschern aus verschiedenen Disziplinen und Interesse an den Themen des Instituts,
  • ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache und sehr gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich,
  • sehr gute Kenntnisse gängiger Bürosoftware (Text, Tabellenkalkulation, Präsentation).

Was wir Ihnen anbieten:

  • Eine vielfältige, verantwortungsvolle Aufgabe im Office Management zur Sicherung und Weiterentwicklung der organisatorischen Prozesse des Instituts in einem dynamischen, innovativen Forschungsinstitut mit internationaler Ausrichtung.
  • Ein attraktives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und flachen Hierarchien.
  • Ein hochmotiviertes Team, das sehr eng zusammenarbeitet sowie engagierte Kollegen/innen verschiedener Disziplinen in einem zukunftsweisenden Institut mitten in Berlin.

Zur Bewerbung:

Die Sichtung der Bewerbungen beginnt am 20.08.2018. Die Ausschreibung bleibt offen bis ein/e geeignete/r Bewerber/in gefunden ist. Die ersten Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich ab dem 27.08.2018 statt. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Jana Schudrowitz (jana.schudrowitz@hiig.de).

Erkennen Sie sich in dem beschriebenen Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Gehaltsvorstellung und unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Bitte reichen Sie die Unterlagen über das Onlineformular ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!


 

Über das Institut
Das Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) erforscht die Entwicklung des Internets aus einer gesellschaftlichen Perspektive. Ziel ist es, die damit einhergehende Digitalisierung aller Lebensbereiche besser zu verstehen. Als erstes Institut in Deutschland mit einem Fokus auf Internet und Gesellschaft hat das HIIG ein Verständnis erarbeitet, das die Einbettung digitaler Innovationen in gesellschaftliche Prozesse betont. Gründungsgesellschafter des HIIG sind die Humboldt-Universität zu Berlin, die Universität der Künste Berlin und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung, ergänzt durch den integrierten Kooperationspartner Hans-Bredow-Institut für Medienforschung in Hamburg.

Dieser Beitrag spiegelt die Meinung des Autors und weder notwendigerweise noch ausschließlich die Meinung des Institutes wider. Für mehr Informationen zu den Inhalten dieser Beiträge und den assoziierten Forschungsprojekten kontaktieren Sie bitte info@hiig.de

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