Eingang Institut

Office Manager/in

19 Februar 2019

Alle Fäden zusammenzuhalten, Überblick über Büroabläufe zu haben und die Verantwortung dafür zu übernehmen, gehört zu Ihren liebsten täglichen Herausforderungen? Viele verschiedene Menschen zu koordinieren und vielfältig Aufgaben sorgfältig und zuverlässig abzuschließen, erfüllt Sie?

Das Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/n engagierte/n Office Manager/in.

In der ausgeschriebenen Position (100%, auf zwei Jahre befristet mit Option auf Verlängerung) werden Sie Teil unseres Managementteams des HIIG, das dazu beiträgt, die transformative Wirkung des Internets anschaulich zu gestalten. Die Arbeitszeiten setzen eine Verfügbarkeit von Montag bis Freitag voraus, Arbeitsort ist Berlin.

Die folgenden Aufgaben erwarten Sie bei uns:

  • Sie sind der erste Eindruck, den Gäste von unserem Institut erhalten!
  • Sie sind die Schalt- und Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den Forschungsteams und der Finanzbuchhaltung, Personalmanagerin sowie der Hausverwaltung. Dabei steuern sie eigenständig die Abläufe im Büro, von der diplomatischen Terminkoordination mit Partnern auf allen Ebenen, der sorgfältigen Vorbereitung der Termine und internen Veranstaltungen, über die Raumbuchung, bis hin zum Gebäudemanagement.
  • Sie haben Freude an Reiseplanung, -buchungen und Abrechnungen insbesondere unserer DirektorInnen und hochrangiger Gäste.
  • In enger Abstimmung mit unserer Buchhalterin übernehmen Sie die vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnung, unterstützen bei Personalprozessen, Inventarisierungen und bei der jährlichen Wirtschaftsprüfung.
  • Sie kümmern sich eigenständig um das Bestellwesen des HIIG, von Kaffee über Bücher bis hin zu Dienstleistern und sehen mit umsichtigem Blick, wo Dinge fehlen werden oder wie Ausgaben eingespart werden können und Synergien mit Partnern geschaffen werden können.

Wir suchen nach folgendem Profil:

  • Ausgewiesene Berufserfahrung im Office Management/ Assistenz der Geschäftsleitung, oder einem vergleichbaren Berufsfeld im Bereich Verwaltung, Veranstaltungen oder Hotellerie,
  • ausgeprägtes Organisationstalent mit einem vorausschauenden Blick für Termine sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein Gespür für zielorientierte Diplomatie,
  • ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Neugier, Engagement sowie sozialer Kompetenzen,
  • Spaß an der Koordination und Abwicklung vielfältiger Aufgaben, Zusammenarbeit mit internationalen Forschern aus verschiedenen Disziplinen und Interesse an den Themen des Instituts,
  • ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache und sehr gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich,
  • sehr gute Kenntnisse gängiger Bürosoftware (Text, Tabellenkalkulation, Präsentation).

Was wir Ihnen anbieten:

  • Eine vielfältige, verantwortungsvolle Aufgabe im Office Management zur Sicherung und Weiterentwicklung der organisatorischen Prozesse des Instituts in einem dynamischen, innovativen Forschungsinstitut mit internationaler Ausrichtung.
  • Ein attraktives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und flachen Hierarchien.
  • Ein hochmotiviertes Team, das sehr eng zusammenarbeitet sowie engagierte Kollegen/innen verschiedener Disziplinen in einem zukunftsweisenden Institut mitten in Berlin.

Zur Bewerbung:

Erkennen Sie sich in dem beschriebenen Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen und unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung. Bitte reichen Sie die Unterlagen über das untenstehende Onlineformular ein.

Die Sichtung der Bewerbungen beginnt am 04.03.2019. Die Ausschreibung bleibt offen bis ein/e geeignete/r Bewerber/in gefunden ist. Die ersten Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich ab dem 11.03.2019 statt. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Carina Breschke (carina.breschke@hiig.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 

Kontakt

Carina Breschke

HRM und Programme

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Das HIIG erforscht die Entwicklung des Internets aus einer gesellschaftlichen Perspektive mit dem Ziel, die damit einhergehende Digitalisierung aller Lebensbereiche besser zu verstehen.

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