Broaden our horizons: Digitalisation in the SME sector

Since 2016, the HIIG has been actively supporting German small and medium-sized enterprises within the context of a BMWi-funded project to better assess and master the opportunities and challenges of digitalisation. In this blogpost Philip Meier and Nicolas Friederici take a look back at three years of „_Gemeinsam digital“ and describe how within the project digital solutions that have already been implemented in companies are presented, how SMEs are brought together with start-ups and in which specific projects SME leaders are supported in digitalisation challenges.

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Im April endet die initiale Laufzeit unseres durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderten Projekts „_Gemeinsam digital“ – Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0 Berlin. Neben dem HIIG arbeiten die Universität Potsdam, das Hasso Plattner Institut, die Technische Hochschule Brandenburg sowie der Bundesverband mittelständischer Wirtschaft (BVMW) daran, mittelständischen Unternehmen in und um Berlin bei unterschiedlichsten Herausforderungen im Kontext der Digitalisierung zu unterstützen. Dank dieser diversen Kompetenzen im Konsortium sind wir in der Lage, unseren Partnerunternehmen ein breites Portfolio an Dienstleistungen anzubieten. Während das HPI beispielsweise umfangreiche Weiterbildungsformate z.B. zu Design Thinking anbietet, kommt der BVMW als Konsortialführer der Projektkoordination, Wissensverbreitung und Vernetzung nach. In einer kürzlich veröffentlichten Pressemitteilung konnten wir mit Freude verkünden, dass wir unser Angebot 2019-2021 fortsetzen und ausweiten werden.

Der Aktionsradius des HIIG bei “_Gemeinsam digital”

Bisher fielen drei Aufgabenbereiche in den Aktionsradius des HIIG: Kurzfilme, Unternehmerdelegationen und Schnellläuferprojekte mit Mittelständlern. Mit den Kurzfilmen haben wir spannende und inspirierende Digitalisierungsprojekte und -initiativen aus dem Mittelstand dargestellt und verbreitet. Hierzu haben wir insgesamt elf einfach verständliche Kurzfilme gedreht, in denen wir erfolgreiche Digitalisierungsinitiativen verschiedener Unternehmen darstellen, um andere Unternehmer mit den erstellten Lösungen für eigene Projekte zu inspirieren. Ein Beispiel hierfür ist die Firma nextbike aus Berlin. Im Video erklären Mareike und Johannes, wie eine aktive Nutzung digitaler Möglichkeiten das Geschäft des Fahrradverleihs verändert und nextbike so attraktiver für ihre KundInnen macht.

Über den „_Gemeinsam digital“ Youtube-Kanal konnten wir mit den Videos bereits viele UnternehmerInnen unterschiedlicher Branchen und Industrien inspirieren und für einige der Chancen der Digitalisierung sensibilisieren.

Im zweiten Aufgabenbereich bringen wir Mittelständler mit Startups zusammen und schaffen einen Raum für intensiven Austausch und gegenseitiges Lernen. Hierfür organisierten wir insgesamt fünf Unternehmensdelegationen, in deren Rahmen wir mit den Unternehmensvertretern z.B. Startups aus den Bereichen KI und Personal oder das Motion Lab Berlin besucht haben. Für die Organisation und Durchführung der Delegationen haben wir mit der HPI Academy, dem FabLab Berlin und Sirius Minds zusammengearbeitet.

Wir haben gelernt, dass es besonders für kleine Mittelständler sehr aufschlussreich sein kann, in einen direkten Austausch mit Gründerinnen und Gründern zu treten und Einblicke in die agilen Arbeitsweisen der jungen Unternehmen zu bekommen. Die Herausforderung bleibt die Anwendung des Wissens auf die eigenen Aktivitäten und die Implementierung relevanter Ansätze und Konzepte in das tägliche Arbeiten im Mittelstand. Um den beidseitigen Erfolg aus der Interaktion zwischen Mittelstand und Startups langfristig positiv und systematisch zu unterstützen, entwickeln wir in der HIIG Forschungsgruppe Innovationen und Entrepreneurship aktuell neue Workshopformate, die ab 2019 durchgeführt werden.

Im dritten Aufgabenbereich führen wir mit neun Mittelständlern aus Berlin sogenannte Schnellläuferprojekte durch, deren Ergebnisse wir demnächst online als kurze Fallstudien veröffentlichen. Um einen ersten Überblick zu schaffen, gehen wir hier exemplarisch auf drei Fallstudien detaillierter ein und stellen die Projekte, Problemstellungen, unser Vorgehen und was wir und unsere Partnerunternehmen gelernt haben, vor.

Exemplarische Fallstudien

1. Innovatives Flottenmanagement

Ein kleines Transportunternehmen, das sich auf die Zusammenarbeit mit spanischen Reiseveranstaltern für Services wie Flughafentransfers und Stadtrundfahrten in Berlin spezialisiert hat, stand vor der Herausforderung, dass der Geschäftsführer des Unternehmens viel Zeit für die manuelle Rechnungserstellung und Fahrtenzuordnung aufwenden musste.

Nach einer gemeinsamen Problemanalyse haben wir den Rechnungserstellungsprozess und die mangelnde Nachverfolgbarkeit geleisteter Fahrten als relevanteste Handlungsfelder identifiziert. Wir konnten dem Unternehmen jeweils Lösungsoptionen aufzeigen, haben Kriterien für die Bewertung einzelner Anbieter entwickelt und gemeinsam eine Roadmap definiert. Kurz nach unserem konzeptionellen Termin haben wir von dem Unternehmen erfahren, dass ein erfolgreicher Pilot mit einem der identifizierten Anbieter der Trackinghardware und -software durchgeführt und die Lösung über die gesamte Flotte ausgerollt wird.

“Digitalisierung bedeutet für Transtour Berlin weniger Büroarbeit, weniger individuelle Fehler und mehr Freizeit. Dadurch ist es auch möglich, spezifische Ressourcen für die Kundenakquise freizumachen und gezielter auf die Kunden zuzugehen.”
– José Yohany Pérez Valor, Geschäftsführer

 

2. Urbaner Wassersport

Mit dem neugegründeten Unternehmen “Hikanoe” möchte Norman Siehl seine Leidenschaft fürs Wandern und Wassersport zusammenbringen und hat hierfür sogenannte Rucksackboote entwickelt. Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich um aufblasbare Schlauchboote, die nach dem Herauslassen der Luft im mitgelieferten Rucksack verstaut und transportiert werden können. Mit einem entwickelten Produkt und einer organisierten Lieferkette war für Norman allerdings noch die Frage offen, welche passenden KundInnengruppen es gibt und welche digitale Marketingstrategie damit einhergeht.

Nachdem wir zusammen mit Norman die Geschäftsidee und mögliche Geschäftsmodelle für die Rucksackboote skizziert hatten, mussten die getroffenen Annahmen am Markt validiert werden. Hierzu haben wir gemeinsam potenzielle KundInnengruppen definiert, RepräsentantInnen dieser Gruppen kontaktiert und mittels zuvor definiertem Fragebogen Daten zu den Reaktionen auf die Rucksackboote erhoben. Mit den aufbereiteten Interview-Ergebnissen konnten wir in einem halbtägigen Workshop die Kundengruppen für eine erste Produktvalidierung und initiale Marketingaktivitäten erfolgreich eingrenzen und konkrete nächste Schritte definieren. Momentan führt Norman seine ersten geführten Rucksackboot-Touren durch, um noch mehr direktes KundInnen-Feedback zu erhalten und so das Produkt, sein Geschäftsmodell und seine digitalen Marketingaktivitäten weiter zu optimieren.

“Es hilft nicht ein super Produkt zu haben, wenn die Kunden es nicht nachfragen. Die richtigen Tools helfen mir dabei sicherzustellen, dass ich mein Angebot nicht am Kunden vorbei entwickle.”
– Norman Siehl, Geschäftsführer

3. Der digitale Baumarkt

Ein sehr erfolgreicher Entwickler von B2B Software zum Innovationsmanagement innerhalb großer Unternehmen hat sich bei uns mit der Idee für einen digitalen Software-Marktplatz für kleine und mittelständische Unternehmen gemeldet. Zur Umsetzung der Idee kann das Unternehmen auf einen breiten Katalog intern entwickelter Softwarebausteine zurückgreifen.

Als wir die Idee diskutierten und bereits geführte Gespräche mit potenziellen AnbieterInnen und potenziellen Kunden auf einem online Marktplatz auswerteten, wurde schnell klar, dass die Idee über großes Potenzial verfügt. Außerdem stellte sich heraus, dass dem Unternehmen am meisten damit geholfen wäre, auf Basis der Idee ein konkretes Plattform-Geschäftsmodell zu entwickeln, mit dem wiederum weitere Marktforschung durchgeführt werden könnte. Im Vorfeld zum angesetzten Plattform-Workshop wurden zwei Schritte durchgeführt. Zunächst wurden drei unstrukturierte ExpertInneninterviews mit Personen geführt, die bereits erfolgreich ein ähnliches Geschäft aufgebaut hatten, und die Erkenntnisse wurden dokumentiert und aufbereitet. Zweitens wurde das Platform Design Toolkit als praktikables Tool identifiziert, um das herum ein Workshop organisiert wurde. In einem eintägigen Workshop mit den Geschäftsführern und zwei IT-Entwicklern wurde die Idee zum Marktplatz konkretisiert und mit den Vorlagen des Toolkits dargestellt. Besonders die intensive Arbeit an potenziellen Anspruchsgruppen und einzelnen Transaktionen hat wertvolle Erkenntnisse zutage gebracht. Aufbauend auf dem entwickelten Modell wurde ein Software-Prototyp entwickelt, der später von möglichen Anbietern und Kunden als positiv bewertet wurde.

„Digitalisierung bietet eine große Chance für alle Unternehmen: In dem Transformationsprozess stellt sich die Frage, wie wir in einer digitalen Arbeitswelt zukünftig (miteinander) arbeiten möchten. Die Unternehmen, die MitarbeiterInnen einbinden und ihnen Tools, Methoden und Mindsets zum agilen, selbstbestimmten Arbeiten vermitteln, diese Unternehmen werden die erfolgreichen Player von morgen sein.“
– David P. Heberling, Geschäftsführer

Die drei zentralen Problemstellungen

In der Arbeit mit den neun Unternehmen, die sich jeweils mit sehr konkreten Problemstellungen im Projekt beworben haben, sind wir drei Problemstellungen immer wieder begegnet und haben sie als Motivation für unsere zukünftigen Projekte mit Mittelständlern festgehalten.

1. Es besteht dringender Handlungsbedarf bei den Digitalisierungs-Basics

In einem Großteil der Projekte wurden wir mit Problemstellungen konfrontiert, die häufig als grundlegende Voraussetzungen dafür angesehen werden können, dass heranwachsende Generationen überhaupt noch als potenzielle Kunden oder Mitarbeiter erreicht werden. Diese Projektanfragen reichen vom Aufbau eines ersten Onlineshops über die Integration von ERP- mit Kassen-Systemen zur digitalen Lohnbuchhaltung. Es ist positiv zu bewerten, dass kleine und mittelständische Unternehmen sich vermehrt mit diesen Themen auseinandersetzen. Die Gefahr, dass volle Auftragsbücher ein Gefühl der Sicherheit suggerieren und grundlegende Digitalisierungsprojekte eine geringe Priorisierung erfahren, bleibt jedoch weiterhin bestehen.

2. Kleine Schritte in die richtige Richtung sind unverzichtbar und helfen kurz- und mittelfristig
   

Die genannten Projekte zur Auseinandersetzung mit dem grundlegenden Handlungsbedarf sind essentiell und es gibt hier bereits viele positive Beispiele von Unternehmen, die erfolgreich die Chancen der Digitalisierung für sich nutzen. Kurzfristig können ein neuer Onlineshop oder eine papierlose Administration zur Gewinnung neuer Kunden beitragen oder die Effizienz interner Prozesse steigern. Darüber hinaus dienen erfolgreich durchgeführte Digitalisierungsprojekte für das eigene Unternehmen und darüber hinaus als Wegweiser für eine langfristige, strategische Ausrichtung von Mittelständlern.

3. Die Geschäftsmodelle von Mittelständlern müssen ganzheitlicher auf die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung abgestimmt werden, um langfristigen Erfolg zu bewahren
   

Zusätzlich zu der Digitalisierung von Angeboten und Prozessen –den kleinen Schritten – müssen Unternehmen sich in einer global vernetzten Geschäftswelt mit den Einflüssen auseinandersetzen, die der digitale Wandel auf ihr Geschäft im Allgemeinen haben kann. Hierzu zählen z.B.

• die strategische Auseinandersetzung mit der Fragestellung, ob das eigene Geschäftsmodell in fünf Jahren (oder in einem Jahr) noch tragfähig ist, zB im Kontext fortschreitender Plattformisierung.
• wie die eigenen MitarbeiterInnen in einem sich ändernden Anforderungsumfeld mitgenommen werden können
• das Erschließen neuer Wissens- und Innovationsquellen, z.B. über die Zusammenarbeit mit Startups.

Im Rahmen der Projektverlängerung werden wir am HIIG für unsere Partnerunternehmen neue Formate schaffen, um genau diese drei Bedarfe von Mittelständlern –digitale Geschäftsmodellinnovationen, organisationelles Lernen und die gezielte Zusammenarbeit mit Startups – systematisch zu adressieren. Wir sind überzeugt, auf Basis unserer Erfahrungen aus der initialen Projektlaufzeit die richtigen Dinge gelernt zu haben und in Zukunft weiterhin umzusetzen. Unser Förderer hat dies mit der Folgefinanzierung bestätigt und unterstützt so das „_Gemeinsam digital“ Team dabei, einen nachhaltigen Beitrag zur Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland zu leisten.

Mittelständische Unternehmen können ab dem 01.05.2019 mehr über die neuen Formate auf www.gemeinsam-digital.de erfahren und schon jetzt regelmäßig auf der Seite des Projekts vorbeischauen, um über aktuelle Veranstaltungen und Formate auf dem Laufenden zu bleiben.