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Assistenz des Direktoriums (m/w/d)

12 Juli 2019

Sie wünschen sich eine zentrale Position nah der Geschäftsführung/-leitung? Sie möchten Schalt- und Schnittstelle nach innen und der erste Kontakt nach außen sein? Die Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Menschen und ein vielfältiges Aufgabenspektrum erfüllt Sie? Unser Forschungsinstitut wartet auf Sie!

Das Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz des Direktoriums (m/w/d)

(100%, ggf. auch Teilzeit, vorerst auf zwei Jahre befristet, Verlängerung gewünscht)

 

Zur Unterstützung des Direktoriums sind wir auf der Suche nach einem/r sehr gut organisierten, eigenständig arbeitenden, engagierten Mitarbeiter/in, der/die fähig ist, alle Fäden der Koordination zusammenzuhalten und zuverlässig die laufenden Aufgaben zu begleiten.

In der ausgeschriebenen Position werden Sie Teil unseres Managementteams des HIIG, das die Entwicklung des Internets aus gesellschaftlicher Perspektive erforscht, um die Digitalisierung aller Lebensbereiche besser zu verstehen. Die Arbeitszeiten setzen eine Verfügbarkeit von Montag bis Freitag voraus, Arbeitsort ist Berlin.

 

Die folgenden Aufgaben erwarten Sie bei uns:

  • Diplomatische Terminkoordination mit Partnern auf allen Ebenen und sorgfältige Pflege des Terminplans des Sprechers der Direktoren des HIIG
  • Eigenständige Vorbereitung von Besprechungen, inkl. der Erstellung von Agenden, Zusammenstellung und ggf. Erstellung von Präsentationen oder Informationsmaterialien
  • Organisation und Begleitung von internen Events und Gremiensitzungen des Instituts
  • Vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei Inventarisierungen und bei der jährlichen Wirtschaftsprüfung
  • Betreuung der allgemeinen Büroabläufe und -organisation sowie Verfolgung wichtiger Projektmeilensteine
 

Wir suchen nach folgendem Profil:

  • Erste Erfahrungen und Spaß an der Organisation von Geschäftsterminen, der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Kontaktpflege mit Partnern
  • Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein Gespür für zielorientierte Diplomatie
  • Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und hohes Engagement
  • Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Office Programmen, insbesondere mit Textverarbeitung und Präsentationsprogrammen sind zwingend erforderlich, Kenntnisse in der Grafikbearbeitung (z.B. Photoshop) sind von Vorteil
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
  • Interesse an den Themen des Instituts und Freude an der Zusammenarbeit mit internationalen Forschern aus verschiedenen Disziplinen
 

Was wir Ihnen anbieten:

  • Eine vielfältige, verantwortungsvolle Aufgabe in der Geschäftsleitung zur Sicherung und Weiterentwicklung der organisatorischen Prozesse des Instituts in einem dynamischen, innovativen Forschungsinstitut mit internationaler Ausrichtung. 
  • Ein attraktives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und flachen Hierarchien. 
  • Ein hochmotiviertes Team, das sehr eng zusammenarbeitet sowie engagierte Kollegen/innen verschiedener Disziplinen in einem zukunftsweisenden Institut mitten in Berlin.
 

Zur Bewerbung:

Erkennen Sie sich in dem beschriebenen Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen und unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung. Bitte reichen Sie die Unterlagen über das untenstehende Onlineformular ein.

Bei Rückfragen zur Stellenausschreibung wenden Sie sich bitte an Carina Breschke (carina.breschke@hiig.de). Bewerbungsschluss ist der 4. August 2019. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kontakt

Carina Breschke

HRM und Programme

Über das HIIG

Das HIIG erforscht die Entwicklung des Internets aus einer gesellschaftlichen Perspektive mit dem Ziel, die damit einhergehende Digitalisierung aller Lebensbereiche besser zu verstehen.

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